Attention : pour l'administration fiscale, le fait de scanner une facture papier et de l'enregistrer sous forme électronique n'est pas assimilable à une facture électronique.
Depuis la loi de finance du 30 décembre 2002 (1), les entreprises françaises ont la faculté de recourir à la facture électronique et télétransmettre aux services fiscaux leurs factures (article 289 bis du Code Général des Impôts). Ce système permet un gain de temps important concernant notamment le remboursement de la TVA collectée.
L'utilisation de la facture électronique peut prendre deux formes :
- l'utilisation d'un système d'échange de données informatisées (EDI) ou de la norme XML dans le cadre de l'article 289 bis du Code général des impôts. Une déclaration préalable aux services fiscaux du système de
télétransmission utilisé est nécessaire (ce système doit notamment permettre l'archivage des factures émises et reçues et chaque facture doit comprendre les mentions obligatoires exigées par la loi).
télétransmission utilisé est nécessaire (ce système doit notamment permettre l'archivage des factures émises et reçues et chaque facture doit comprendre les mentions obligatoires exigées par la loi).
- l'envoi des factures électroniques au moyen d'une signature électronique avancée : la facture peut par exemple être créée en format pdf avec utilisation du certificat numérique de la société émettrice (certificat acquis auprès d'une autorité de certification). Mais dans ce cas, l'archivage de ce type de facture doit répondre aux exigences réglementaires (respect de l'intégrité des documents ...) notamment celles posées par le décret n° 2003-659 du 18 juillet 2003 qui définit les modalités d’émission et de conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique. Le destinataire de la facture doit également avoir accepté ce mode de transmission.
A noter toutefois, qu'entre entreprises, une facture scannée est pleinement valable à tire de preuve (l'écrit numérique ayant la même valeur que l'écrit papier et la preuve en matière commerciale étant libre).
A noter toutefois, qu'entre entreprises, une facture scannée est pleinement valable à tire de preuve (l'écrit numérique ayant la même valeur que l'écrit papier et la preuve en matière commerciale étant libre).
A l'heure actuelle moins d'un tiers des entreprises françaises dématérialisent leurs factures …
(1) Portant transposition de la directive européenne 2001/115/CE du 20 décembre 2001
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